Ontem recebi um release da Assessoria de Imprensa Grupo Image sobre o que fazer quando a agenda de trabalho estiver com excesso de prioridades e achei muito interessantedividí-las com vocês, afinal hoje é sexta, dia de dica.
Os passos abaixo foram dados por Christian Barbosa, especialista em administração de tempo e produtividade.
· Qual o tamanho do seu
problema? - A primeira providência para resolver o caos é
entender qual o “tamanho do buraco”. Para isso, é preciso listar todas as
atividades pendentes, verificar as reuniões marcadas, os e-mails, as tarefas
inacabadas e colocar tudo em forma de uma grande lista. Feito isso, ao lado de
cada atividade coloque a duração prevista (em minutos ou horas);
· Classifique as suas
atividades - Como tudo está pendente mesmo, boa parte das atividades
não são verdadeiras urgências. Uma parcela delas pode aguardar para ser
resolvida; algumas podem até ser canceladas ou delegadas; e outras realmente
tem uma urgência significativa. Ao lado da duração das tarefas, classifique os
itens como Importantes (há
mais tempo para se fazer), Circunstanciais (não são necessárias) ou
Urgentes (precisam ser feitas imediatamente);
· Priorize e planeje o que
deve ser feito - Com as atividades identificadas e
classificadas, o próximo passo é priorizar as urgências. Coloque uma ordem
numérica e seqüencial das urgências que devem ser resolvidas primeiramente (uma
dica é priorizar as tarefas com menor duração, pois são mais rápidas e fáceis
de serem resolvidas). Depois, continue sua ordenação com as atividades
importantes e por último as circunstanciais, que são aquelas que não trarão
reais benefícios e classificam-se como perda de tempo;
· Visualize a sua semana –
Com a priorização e o planejamento feitos,
pegue a sua agenda e visualize a situação da próxima semana para alocar essas
prioridades, seguindo a ordem ao longo dos dias. Neste período, o ideal é você
minimizar ou evitar períodos de reuniões. Esteja pronto para ser assertivo e
dizer não para qualquer atividade circunstancial que venha a aparecer. Priorize
para cada dia da semana apenas aquilo que será feito. Seja realista com você
mesmo!;
· Peça ajuda e negocie com
sua equipe/chefe - Converse com a sua equipe ou chefe e
mostre seu plano de ação para resolver as pendências. Peça a colaboração para
evitar ser interrompido, ajuda para as novas atividades e o bom senso no uso de
e-mails (afinal, é apenas um período passageiro até você resolver este quadro).
Veja, das atividades priorizadas, se algo pode ser delegado e passe para a
equipe;
· Compromisso com você
mesmo - Finalmente, para sair dessa situação, você precisa
estar bastante comprometido com você mesmo. Nesta semana, provavelmente
precisará trabalhar um pouco mais, cancelar atividades pessoais, ter um foco
mais ativo e ser mais assertivo. Lembre-se de que esses momentos devem ser
raros em sua vida!
Bom final de semana a todos!
Muito oportuno descobrir que existe em Ribeirão uma jornalista (como eu) que é organizadíssima (o oposto de mim!). Estou justamente ajudando uma amiga a (des)organizar uma série de shows dela que inclui uma data (9 de dezembro) aí. È a Simone Guimarães, conhece? Ela começou a carreira em Ribeirão, onde inclusive lançou o seu primeiro CD. Se a coisa desandar quando chegarmos aí, já sei a quem pedir help...
ResponderExcluirVoltarei, no mínimo pra ler umas aulas de organização doméstica. Sério. Você conhece alguém que perde os óculos em casa e só os encontra dois dias depois... dentro da geladeira???... Acaba de conhecer!
Beijos
Olá Anga,
ResponderExcluirLegal encontrar uma parceira de profissão.
Pode me procurar sim, além de jornalista trabalha oom organização de eventos.
Conheço um pessoa queperde muito oóculos, mas não que os esquece na geladeira. essa é muito boa.
Abraços,
Bem legal esse post Paula. Obrigada pela visita em nosso blog.
ResponderExcluirBeijos Simone