sexta-feira, 29 de outubro de 2010

Organizando Prioridades no Trabalho

Ontem recebi um release da Assessoria de Imprensa Grupo Image sobre o que fazer quando a agenda de trabalho estiver com excesso de prioridades e achei muito interessantedividí-las com vocês, afinal hoje é sexta, dia de dica.

Os passos abaixo  foram dados por Christian Barbosa, especialista em administração de tempo e produtividade. 


·     Qual o tamanho do seu problema? - A primeira providência para resolver o caos é entender qual o “tamanho do buraco”. Para isso, é preciso listar todas as atividades pendentes, verificar as reuniões marcadas, os e-mails, as tarefas inacabadas e colocar tudo em forma de uma grande lista. Feito isso, ao lado de cada atividade coloque a duração prevista (em minutos ou horas);
·     Classifique as suas atividades - Como tudo está pendente mesmo, boa parte das atividades não são verdadeiras urgências. Uma parcela delas pode aguardar para ser resolvida; algumas podem até ser canceladas ou delegadas; e outras realmente tem uma urgência significativa. Ao lado da duração das tarefas, classifique os itens como Importantes  (há mais tempo para se fazer), Circunstanciais  (não são necessárias) ou Urgentes  (precisam ser feitas imediatamente);
·    Priorize e planeje o que deve ser feito - Com as atividades identificadas e classificadas, o próximo passo é priorizar as urgências. Coloque uma ordem numérica e seqüencial das urgências que devem ser resolvidas primeiramente (uma dica é priorizar as tarefas com menor duração, pois são mais rápidas e fáceis de serem resolvidas). Depois, continue sua ordenação com as atividades importantes e por último as circunstanciais, que são aquelas que não trarão reais benefícios e classificam-se como perda de tempo;
·     Visualize a sua semana – Com a priorização e o planejamento feitos, pegue a sua agenda e visualize a situação da próxima semana para alocar essas prioridades, seguindo a ordem ao longo dos dias. Neste período, o ideal é você minimizar ou evitar períodos de reuniões. Esteja pronto para ser assertivo e dizer não para qualquer atividade circunstancial que venha a aparecer. Priorize para cada dia da semana apenas aquilo que será feito. Seja realista com você mesmo!;
·     Peça ajuda e negocie com sua equipe/chefe - Converse com a sua equipe ou chefe e mostre seu plano de ação para resolver as pendências. Peça a colaboração para evitar ser interrompido, ajuda para as novas atividades e o bom senso no uso de e-mails (afinal, é apenas um período passageiro até você resolver este quadro). Veja, das atividades priorizadas, se algo pode ser delegado e passe para a equipe;
·    Compromisso com você mesmo - Finalmente, para sair dessa situação, você precisa estar bastante comprometido com você mesmo. Nesta semana, provavelmente precisará trabalhar um pouco mais, cancelar atividades pessoais, ter um foco mais ativo e ser mais assertivo. Lembre-se de que esses momentos devem ser raros em sua vida!
 Bom final de semana a todos!

3 comentários:

  1. Muito oportuno descobrir que existe em Ribeirão uma jornalista (como eu) que é organizadíssima (o oposto de mim!). Estou justamente ajudando uma amiga a (des)organizar uma série de shows dela que inclui uma data (9 de dezembro) aí. È a Simone Guimarães, conhece? Ela começou a carreira em Ribeirão, onde inclusive lançou o seu primeiro CD. Se a coisa desandar quando chegarmos aí, já sei a quem pedir help...

    Voltarei, no mínimo pra ler umas aulas de organização doméstica. Sério. Você conhece alguém que perde os óculos em casa e só os encontra dois dias depois... dentro da geladeira???... Acaba de conhecer!

    Beijos

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  2. Olá Anga,

    Legal encontrar uma parceira de profissão.
    Pode me procurar sim, além de jornalista trabalha oom organização de eventos.
    Conheço um pessoa queperde muito oóculos, mas não que os esquece na geladeira. essa é muito boa.
    Abraços,

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  3. Bem legal esse post Paula. Obrigada pela visita em nosso blog.

    Beijos Simone

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